三、档案管理人员不得擅自将文件、档案资料带离岗位，确有工作需要，应经单位分管领导审批、登记备案 。
四、不得擅自翻印、复印涉密文件或资料，不得在私人通信（含QQ、微信等）、普通电话或网络中涉及档案秘密；不得向无关人员谈论、泄露有关档案内容 。


档案资料查阅借阅制度


一、查阅各种档案必须在查阅室进行，未经同意，不准私自带走 。
二、凡查阅本单位重要的档案或在一定范围内控制使用的档案，应经单位分管领导批准 。
三、档案严格控制借出，如确因工作需要，应经单位分管领导批准，履行借阅手续，填写借阅登记，借出时间一般不得超过三天 。借阅期间，要确保档案的安全 。
四、查阅人员因工作需要，凡摘抄单位档案材料，应写明时间、资料号、目录，并认真校核 。出具证明材料，要加盖公章，方能有效 。如需要复制，须经单位分管领导同意 。
五、查阅档案，必须注意保守秘密，不得任意泄露和向外公布档案内容 。如确因工作需要对外公布的，参照本单位信息公开管理办法，经单位分管领导审批、登记备案 。
六、查阅档案，必须注意爱护档案，不得在文件材料上圈点、批注、勾画、添加、篡改、污损，更不得损毁原件 。
七、查（借）阅完毕交档案工作人员验收，查（借）阅人应填写利用效果记录表，以反映查（借）阅档案资料所取得的社会和经济效益 。


档案销毁制度


一、档案销毁前应当建立由档案分管领导、档案工作负责人、相关科室负责人及档案工作人员（含科室兼职档案员）组成的鉴定小组，严格进行档案鉴定，形成鉴定报告，按规定报经领导批准、上级业务部门同意，经档案主管部门审核后方可予以销毁 。（以上材料存入全宗卷永久保存，并在各种统计台账上注明）
二、凡需销毁的档案必须编制档案销毁清册，列明拟销毁档案的档号、文号、责任者、题名、形成时间、应保管期限、已保管时间和销毁时间等内容 。
三、销毁档案时必须有两人以上进行监销，在销毁清册上注明“已销毁”字样和日期，并须签名盖章以示负责，销毁清册应永久保存 。
四、被销毁档案如送造纸厂打浆，必须在监督下进行，打成纸浆后监销人员方可离开 。
五、涉密档案的销毁应当符合《国家秘密载体销毁管理规定》 。


档案统计与汇报制度


一、应指定专人兼管档案统计工作，负责单位档案构成、档案利用、档案工作人员构成、档案室基本概况等情况的统计工作，负责档案部门需要的各种报表填报和上报上级档案部门工作 。
二、抓好档案统计的原始记录工作 。档案登记是档案统计的基础，应客观、准确地做好各项原始材料的登记，主要包括以下内容：档案目录、档案收进、移出登记、档案利用与利用效益登记 。
三、建立健全统计台账，掌握档案的收进、整理、利用、移出、销毁和各种情况数据，按上级部门要求及时报送各种报表 。到年末各类档案的增减数据应做到类别清楚、数字准确无误 。
四、上级档案部门需要的各类报表，要按时间要求，准确无误地报出，所报各类数据不得弄虚作假 。
五、统计人员要将统计工作穿插在档案的接收、整理、鉴定、移出、销毁、利用等各项日常工作中进行，保证档案与账目相符，每年年底对本年度各类数字要进行综合统计，形成完整的统计资料 。
六、统计人员要依据统计数字及报表中的各项统计指标，找出存在问题，将提出改进措施的业务分析材料向档案工作负责人汇报 。

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