首先,语气要礼貌,不要用质问的语气,毕竟客人是上帝,要好好伺候的 。否则上帝一生气,狂风暴雨说不准就来了 。不要说客人必须要怎么样,而是这个事情必须怎么样,否则货物马上到港了,客人提不了货,所以LC 这个物件必须及时被ISSUE 。不要说我们不能提供，显得我们无能,可以说这些款项不能被提供，尽量用一些被动语态表述会委婉一些，好像这个事情是客观上的东西，不是主观上的东西 。
比较一下:
A 。
Negative: You will not get your refund for at least four weeks 。
Better: Your refund will arrive in four to six weeks 。
B 。
Negative: We are shipping your order of September 21 this afternoon 。
Better: The two dozen Corning Ware starter sets you ordered will be shipped this afternoon and should reach you by September 28 。
其次,简明扼要,避免长篇大论,尽量分点分段说明 。商人不是来欣赏华丽辞藻堆砌的文章,时间对于他们来说是很宝贵的 。分点分段,客人不仅看的更清楚,而且我们也很容易得到客人的回复 。通常客人会在每个点后面直接回复他们的COMMENTS, 一目了然 。
再者,要让客人做选择题,不要做填空题 。填空题自然要伤脑筋,选择题
已经罗列了几个选项,轻轻一勾就可以了 。当出现一些问题时,我们重要是要给客人提供解决的方案,积极沟通,而不是直接把炸弹扔给客人 。
【外贸英语函电答案 外贸英语函电格式范文】综上所述,认真学习专业词汇,熟悉业务流程,了解不同文化背景,虚心求教,努力自我积累,笔者希望大家和笔者可以一直都在路上……

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