如果公司有文控管理，会有文件模板来发布制度，但如果公司没有文控管理或者不规范的话，制度模板需要本部门来确定了 。制度文档的构成要素笔者将分两方面来讲解，一方面是红头文件，国家有专门的公文格式，参照国家的公文格式规范可以制定本公司的公文格式规范，另一方面是非红头文件，公司自己来确定的模板 。无论是红头文件还是非红头文件，包含的要素基本是相同的 。
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一、红头文件红头文件格式基本是参照国家的公文格式规范，参照不是照搬，还需要结合企业的环境，如文件的存档、很多企业没有上下级单位、文件的保密、从节约成本方面考虑等，这些因素都会影响文件格式规范 。一般说来，红头文件格式要包含以下因素：
1、企业标识企业标识也就是所谓红头文件的那个红头，例如公司名称是“河北宏意信息科技有限公司”，那么这个企业标识就是“河北宏意信息科技有限公司文件”字样 。
2、发文字号发文字号一般包括发文单位代字、年份和序号等，如“河北宏意信息科技有限公司”的发文单位代字可以确定为“宏意”，这个公司各个部门都需要发文，可以用各部门简称来识别各部门的文件，例如人力资源部简称“人”、行政办公室简称“办”等 。年份是4位的年份，序号是全年中整个单位按发文时间早晚来编制的自然序号，序号不得有虚数0 。如宏意人[2016]2号，代表2016年河北宏意信息科技有限公司人力资源部发布的文件，在单位发文中总序号是第2 。
3、标题标题并非是制度标题，标题的格式一般为《关于XXXX的通知(请示、指示)》 。如薪酬管理制度，标题应该为“关于下发《薪酬管理制度》的通知” 。
4、主送单位主送单位就是文件发给哪些单位 。
5、正文此正文并不是制度的正文，而是通知的内容，一般来说这种附带制度的通知文件正文是比较简单的，例如“各部门：《薪酬管理制度》已制订完毕，自2016年11月1日起生效，请遵照执行 。” 。如果是修订的制度，正文中要说明替换的文件情况，如“各部门：《薪酬管理制度》已修订完毕，自2016年11月1日起生效，同时宏意人【2015】15号《关于下发<薪酬管理制度>的通知》废止，请遵照执行 。” 。
6、落款一般包括发文单位、日期和印章 。
7、附件附件一般为制度正文内容，制度正文的构成要素在非红头文件的讲解中予以说明 。8、主题词主题词是表达通知文件主题的词或词组，一般不超过5个，不过现在党政机关公文格式中取消了主题词，主题词的目的本身是为了便于管理和检索 。笔者认为企业的红头文件中带主题词是没有意义的，列出此项是让大家对有所了解 。
9、抄报一般用于上级单位中，除了主送上级单位外，其它相关需要知晓此事的上级单位用抄报 。
10、抄送抄送是将文件发送给与公文有关的单位或遵照执行的单位，一般用于平级和下级单位 。
11、印发单位及日期指公文印发的单位及日期 。在实际操作中，制度需要汇签和签批的，可以额外增加一份公文审批单 。红头文件格式，在制度正文中说明参照执行其它制度的情况，要将发文文号和标题全部说清楚，如“绩效得分计算规则参照宏意人【2015】18号《关于下发<绩效管理制度>的通知》执行 。”
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