工程文件归档的质量要求有哪些 _经验常识

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在工程建设过程中，质量控制是实现工程目标的重要保证。档案管理工作是一项系统工程，涉及建设各环节的工作，它与施工管理过程密不可分。工程文件是施工过程中必须保存和使用的材料和文件资料。工程文件与施工过程中形成文件具有相同的内容和相同的要求，必须严格执行国家有关规定，正确使用法律法规和规章制度，规范管理工程文件。随着建筑业行业规模的不断扩大以及我国建筑工程行业市场竞争力度的加大，工程文件归档中存在着许多问题和不足。
1、工程文件归档制度的建立不够完善
工程文件归档制度不够完善，工程文件归档管理存在严重问题，例如：缺乏必要的法律法规和规章制度；没有将项目施工阶段形成的文件按结构形式归档。没有对文档形成、管理、保存时间等内容进行严格的规定。这不仅影响了施工人员对相关知识的了解和理解，而且不利于监督管理人员处理相关工作，也给文档管理造成了很大负担。此外，文档不够完整，存在相互矛盾现象等。项目经理部未建立文件移交制度，致使各参建单位都是根据施工计划要求完成工程项目。
2、工程文件归档内容不够全面
建设项目管理文件资料的形成和收集必须根据其项目管理的特点和要求进行完整的整理形成。只有对各分项、分阶段、各工程中形成的技术规程、材料规范、施工方案、专项施工方案等进行全面收集整理，才能保证归档数据客观真实，使工程建设档案资料真正发挥应有作用。但是有些项目在管理工作中存在一些薄弱环节，项目负责人对档案资料整理工作的重要性认识不足。总承包单位将工程建设中项目管理职责转嫁到各分包单位去抓，将有关工程数据转嫁到分包商和监理单位身上。而监理单位又将工程数据转嫁到监理部门和工程总承包企业上来，给最终归档工作带来很大困难。因此，各分包公司都把所有在承包项目中收集和整理项目相关资料放在一个重要位置考虑问题，将归档数量视为关键指标之一。
3、工程文件的整理不够科学
【工程文件归档的质量要求有哪些】工程文件的整理不够科学，主要是指在整理过程中出现问题，造成文件的不规范。现在很多人只注重文件的内容和格式，忽视了文件质量，而且不重视管理工作的开展，把文件的内容当作是基础，而不是真正的重要材料。工程建设中，文件资料是很重要的，而且工程类书资料之间具有很大关系。由于工程文件内容涉及范围广、内容庞杂、关系复杂、影响深远，所以其整理不科学是造成工程文件不规范的一个重要原因。
4、工程文件的保存年限较短
档案是记录和保存人类活动历史信息的载体，是人类生产生活的记录。档案资料是人类在长期生产、生活过程中形成或者保存在有关资料中的具有文字、语言、符号等意义的各种原始资料。而施工现场的档案资料则以各种形式保存在现场建筑各部件周围、墙上或其他隐蔽位置。这些档案内容齐全，结构稳定，在一定程度上保证了其完整性和真实性。由于工程文件的保存时间较短，而一些施工单位为节省成本在工程项目中大量使用机械、材料、人工劳动及工程文件中有可能出现材料缺失或损坏、现场建筑施工环境恶劣等问题，如施工现场的设备条件及使用状况差或者使用时间较短等问题在工程项目中大量出现或经常出现。工程项目应在项目实施过程中逐渐增加人员配备及日常养护，使工程材料和工程文件得到及时、有效的保管和利用，避免因时间过长而导致的材料老化、损坏等现象发生。

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