如何才能高效地进行「时间管理」,有哪些科学的方法?

时间管理其实是个蛮大的概念,可能首先要考虑的是,你希望通过时间管理的工具和技巧,解决自己的什么问题,这个角度入手 。
对于我来说,时间管理的高手,其实并不是把一天24小时都塞满了密密麻麻的任务的人,而是那些张弛有度,举重若轻的人 。
如果把投入时间的多少与工作效能的高低分别用横轴和纵轴来表示,可以得到下面的这个四象限:
时间与效能
I象限:既投入很多时间,效能也很高;这是属于学霸、大神的境界,整个人就像一个工作机器一样,不知疲倦地工作和学习;
II象限:投入时间少,但效能却很高;这是我们普通人希望达到的理想状态;能做到这点,就是时间管理达人了;
III象限:投入时间少,效能又很低;我觉得很少有人一直处于这种情况之下,所以是浑浑噩噩的一种状态,而不是一类人;
IV象限:投入时间多,效能却很低;我称之为“伪勤奋者”,这可能是我们时刻要警惕或者去反思的,每天忙忙碌碌,到底有多少是能产生很高的效能的呢?
作为普通人,我们要做的就是尽量避免落入第四象限,而要努力向第二象限靠拢 。
就像史蒂芬柯维在《高效能人士的七个习惯》里提到的:
成功不是偶然的事件,而是你不断的做那些最可能给你带来希望结果的事情 。
搞清楚了这个大前提下,下面分享一下我日常在用的一些比较简单的工具和方法,我觉得时间管理工具和方法不能太过于复杂,也不应该投入太多的时间,毕竟它是一个辅助 。
工作(事情)是永远做不完的,关键在于抓住最核心最重要的任务,用80%精力攻克20%任务,确保自己的大目标的推进;
还记得前面的四象限吗?我们不要做“伪勤奋者”,而要努力做“时间管理达人” 。
具体到执行上,
首先要建立这个意识:事情和事情之间的能产生的成果是很不一样的,所以得学会区分20%关键任务和80%常规任务,区别对待 。
其次,针对20%的关键任务,要投入80%的精力去做好它,做好这20%,要能产生80%的效果,可以采用3件事系统来进行管理 。
再次,针对其余80%的常规任务,用列行动清单的方法进行管理,在一些经常重复操作的任务上建议采用SOP(标准化工作流程)的方式,这样能提高效率,减少不必要的脑力消耗 。
3件事系统,完成每天/周最重要的任务;
任务清单系统,管理其余80%的任务;
3件事系统:
前面提到的20%的关键任务,可以用“3件事”的系统来进行管理 。
注:这里的3件事其实跟博恩崔西书里的吃青蛙的概念是差不多的 。
确定:圈出每天要完成的1-3件对你最重要的事情,给它们分配最多的精力,优先去完成它们 。
如何判断是哪三件事呢?
重要性与目标有关,凡有价值、有利于实现个人目标的就是要事 。
【如何才能高效地进行「时间管理」,有哪些科学的方法?】或者说,要做那些重要但不紧急的事,从长期看,对提升自己很有帮助的,可以是阅读,可以是写作,等等
把这样的3件事列出来,列为自己当天最重要的事情,强行安排出时间来去完成它 。
拆解:确定了三件事之后,要对任务进行拆解,把一项关键任务,分解成无数个小小的关键任务,如果是团队或家庭,还可以责任到人,并给每个小任务加上明确的截止时间点 。
比如,我每天会根据当月、当周最重要的事情,确定今天最重要的3件事 。通常来说,重要且紧急的事情,不需要列入3件事,只要记录在滴答清单和我在Onenote的每日任务里,自然就会完成;所以我的3件事,通常是那些重要而不紧急,但从长期看,对提升自己很有帮助的,比如写作,比如阅读,比如学习,等等 。


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