文章插图
书信是写给特定的人或团体，表达某种思想感情或要求对方给予某种帮助、答复、请求或回信 。书信的形式多种多样，如书信体；文献体（文章、诗歌);介绍体（介绍信),署名体（复制品、电报);电报体（电报和传真),复函和专使等 。现在我们说的信，是以书信为主要形式的通信 。这类信是把书面或口头语言作为表达思想感情的一种手段，其主要功能是沟通信件所涉及方和个人或团体的联系和来往 。
1、称谓
一般情况下，信件由上一级单位领导签发后，再由单位领导亲笔签名，一般情况下，对领导干部，可直接称呼其“某某同志” 。对领导的称谓应置于发文的末尾 。如：“敬礼”就应在上一级单位领导签发后，再按领导的意见，书写成尊尊敬敬的称呼 。对领导同志所托事项或为工作需要所拟文字时，一般不加称呼或不加日期 。如：“敬礼·同志们—— xxx同志向 xxx尊敬的致谢” 。对领导职务而言，一般不必加上职衔标识，但在正式场合或有特殊情况下可加注副署职务名称以示区别 。
2、信函主送机关
主送机关和正文的结尾通常都要写主送机关（收件人或寄件人）姓名和信件的名称，简称收件人地址和收件地址（收件人地址后空一行字号以示感谢）、收件人姓名或名称等 。如：寄件人地址是中国邮政北京某局，收件地址是北京某邮局投递部 。如果写信给单位，可以用上单位的地址 。如果寄给个人，就应以个人或团体名义寄往单位 。收件人姓名以收信人名字命名；收件地址就是写在信封上注明地址，如：北京某邮局；寄件地址就是写在信封上注明寄件人地址 。署名时应从上至下依次排列，如果署名顺序有错乱时，可以把错字去掉，改成正误较少者为宜 。
3、正文，应包括标题及其具体写法 。
标题，可采用书名、邮封上署名或采用加冒号、加句号、顶格号等方式 。“信”，一般指来信，通常用来称呼来信人，或者称谓对方 。“复函”称“函件”或“函电（复）件”等 。对于收件人的来信，可以直接称收件人寄出的文件，也可称信件寄出的文件名称为“收件人邮寄给你的信件名称为“寄信地址” 。例如：某同志来信一信是指在一封未寄出的信上写了收件地址 。
4、正文
【信的格式】正文后两部分组成 。正文后一般要写清写信人姓名及地址、联系电话或电子邮箱等信息 。正文后要写出称呼和正文主要内容 。主体内容要详细，对每一字、每一句都要写得清楚明白，并且要注明发文机关和收信人姓名及地址、电话等内容 。

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