档案管理标准规范工程档案管理办法

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工程资料档案管理制度

1、编制目的
为建立公司在建项目工程资料档案管理标准，使工程资料档案管理规范化、制度化，根据国家、地方建设工程文件归档整理规范和标准以及集团公司工程资料档案管理要求，结合公司实际，特制定本制度。
2、适用范围
本制度适用于公司投资建设的所有开发项目，及工程资料管理人员对工程文件材料的收发、流转、归档、备案、查阅等各环节文控管理，以及对工程电子档案的收集、整理、备份管理。
3、管理原则
工程文件材料应随工程进度同步收集、整理，并按规定移交；
工程各参建单位应确保文件材料的真实、有效、完整和齐全，不得随意对其进行涂改、伪造、随意抽撤或损毁、丢失。
4、管理职责
4.1公司总经理办公会
4.1.1审定《公司工程资料档案管理制度》。
4.2工程部
4.2.1负责编制并修订《公司工程资料档案管理制度》;
4.2.2工程部经理：作为工程实施及现场管理的责任人，组织开展工程档案管理工作，协助配合工程资料管理各项工作的顺利进行；
4.2.3工程专职资料管理员：作为工程文档管理的执行者，负责工程开发建设全过程资料档案管理工作，包括工程资料档案的建立、收集、发放、整理、归档、移交、保管、保密等；
4.2.4工程资料管理人员负责工程参建各方进场后的档案管理交底，并在工程实施过程中监督、检查各施工单位和监理单位对所负责项目工程文件材料的收集、整理归档工作；
4.2.5负责督促公司开发设计部、合同预算部定期将相关资料整理移交工程部归档，并建立相应台账；
4.2.6负责定期将重要档案整理移交公司综合管理部；
4.2.7负责收集、整理并向首地集团移交需归档的重要工程文件（具体文件详见附表1）;
4.2.8工程竣工后，在规定时间内组织参建各方进行竣工档案移交及工程实施过程文件材料销毁工作，并按规定向公司档案室办理档案移交工作。
4.2.9负责将工程资料档案移交物业公司。
4.3开发设计部
4.3.1 负责将项目相关报批报建成果文件交由综合部存档并签署交接清单，将报批报建上报文件和成果文件复本及文件清单交由工程部归档，同时将其复本留存。
4.3.2 负责将本部门归档资料及项目重要的工程设计资料（详见附表1）建立相应台账，定期整理移交工程部归档。同时将其复本和电子版留存。
4.3.3负责按集团设计管理部要求上报相关报批报建成果文件（详见附表1）。
4.4合同预算部
4.4.1负责将本部门归档资料及项目重要的工程成本、招采资料（详见附表1）建立相应台账，定期整理移交工程部归档。
4.4.2负责按集团成本采购部要求上报项目重要的工程成本、招采资料（详见附表1）。
5.工程资料档案管理
5.1工程资料档案管理的归口部门为工程部，并设置专人负责工程资料档案的管理工作。开发设计部、合同预算部配合进行有关报建、设计、招标采购、合同预算和成本资料的定期归档工作。
5.2配合部门归档范围为本部门主办的批文、发文、会议纪要、总结、报告、简报、合同类文件、招标文件、管理过程文件、首地集团要求移交的项目档案（详见附表1）等。
5.3配合部门移交工程部的档案应包括纸版资料、电子版资料（若有）和相应台账。
5.4工程部专职资料管理人员应根据归档范围对归档文件进行分类整理、电脑登记、编号、备份、归档和建立检索目录，提高档案利用率，保证档案管理工作的顺利进行。

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