文档模板图片电子文档管理系统

什么是文件管理软件？你为什么需要它？
无论什么行业的企业，都以数字和纸质形式处理大量文档。事实上，仅美国上班族平均每年就使用 10,000 张纸。将此统计数据应用于拥有 100 甚至 500 名员工的企业，您很快就会开始了解在企业中移动的文档量。
当这些企业可以使用自动化流程快速高效地处理文档，没有繁琐的手动工作流程或难以找到信息的麻烦时，它们通常表现最佳。
什么是文件管理软件？
文档管理软件 (DMS) 是一种数字解决方案，可帮助组织处理、捕获、存储、管理和跟踪文档。通过严格管理您的关键业务信息，您可以开发以稳定、可预测、可衡量的方式启动、执行和完成的流程。如果没有功能齐全的文档管理软件，几乎不可能设计和实施可靠的业务流程和数字工作流程。
文档管理软件的一些组件包括：
文档存储库。这是存储文档和相关数据的地方。根据您选择设置文档管理系统的方式，存储库可能驻留在云端或本地。尽管某些行业的法规遵从性要求可能要求将文档存储在内部服务器上，但云选项通常更具可扩展性且成本更低。
文档查看器。这是用户界面的主要组成部分之一。人们可以在这里查看计算机或移动设备上的文档和图像。最好的文档管理软件可以显示 PDF、JPG、TIF、CAD 图纸和其他图像版本，以及以原始格式显示电子文档。
【文档模板图片电子文档管理系统】工作流工具。工作流工具将文档发送给公司内部的员工或团队，或者发送给公司外部的客户或业务合作伙伴。最好的文档管理解决方案提供了优化和自动化工作流程的选项，以节省时间和金钱。
索引功能强大的搜索。索引数据对文档进行分类并识别文档类型。索引使您能够通过适当的工作流程移动文档并在以后找到它们。例如，您可能需要查找 2020 年 7 月发送给史密斯先生的发票。如果文档按类型、帐号和日期进行索引，您可以搜索当年 7 月 1 日至 7 月 31 日期间包含史密斯先生帐号的所有发票文档。
OCR 功能。OCR 代表光学字符识别。这是一种将文本从图像转换为商业软件可以使用的数据的技术。例如，OCR 工具可能会从简历中提取所有相关信息并将其加载到申请人跟踪系统中。
搜索工具。搜索工具可让您的员工缩小结果范围以找到他们需要的文档。根据您的标准和软件的设置方式，您可以按文档类型、索引值、关键字和全文进行搜索。
集成选项。集成选项让您可以将文档管理系统与会计软件、ERP 或其他解决方案结合使用。例如，DocuWare 已与 500 多个应用程序集成，包括 QuickBooks、SAGE、Outlook 和 SAP 。
云中的文档管理
许多公司正在从旧的本地系统过渡到基于云的软件即服务 (SaaS) 。这种转变只会继续下去。云的“轻量级”正在推动这一趋势。与需要实施、升级和定期维护的本地系统相比，云软件部署迅速，并且需要最少的内部 IT 支持。
这种“轻量级”提供了许多其他好处，包括随着业务的增长轻松扩展的能力以及更好的运营灵活性。结果呢？提高效率、生产力和敏捷性——所有这些都有助于您为业务设定新的步伐。
云的成本低于本地
云软件通常可以按月或按年订阅。但它没有前期许可成本，并且内置了支持和维护。本地软件需要大量的软件许可前期投资，以及应用程序、IT 支持和硬件的成本。考虑到年度支持和维护费用以及新硬件的典型三年周期，云的总体成本低于同等的本地部署。订阅服务是可操作的，而不是资本支出，并且仅在公司需要它们以实现可预测的预算规划时才获得。

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