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【邮件归档什么意思】邮件归档就是对邮件进行的一种分类 ， 分为固定类邮件和可自动归档类型两种 。而可以自动归档类型又可以分为：自动与手动两种方式 。其中最常用的就是直接设置邮件归档规则 。那么我们应该如何确定这个规则呢？下面为大家详细讲解一下 。
1、如果没有特殊情况 ， 在文件归档后 ， 可以直接创建一个目录 ， 将该目录设置为分类文件 。
注意：分类中不能包括文件名称 。需要特别注意的是 ， 分类前需要将文件名称输入文件名 。而这些文件名称都是用英文来写的 。由于每个归档模板是独立的 ， 所以每个归档模板都可以独立保存文件名 。只要将文档中所有可保存的记录都修改成可用记录即可 。例如：用户的邮箱名称如: whatsapp,用户名如: qq,则可修改其邮件名称为” whatsapp”(用于区分),其余均为通用名称 。同时也可以将用户邮箱中所有邮件用字母进行标记分两种不同方式 ， 这样在查询时就不会混淆用户及邮箱 。
2、将需要进行分类的文件放在目录中
默认的目录名为目录 ， 通过目录-文件-目录可以将文件划分为几个目录？目录数 ， 即目录所在的目录中 ， 每个目录可以包含多少个操作 ， 这与每个操作有多大的关系？目录设置完成之后 ， 可以在目录栏目找到目录>>选项卡中 ， 在归档选项卡中找到一个可设置目录选项 ， 这里选择“自动设置”即可 ， 设置好后点击“确定”按钮 。这样 ， 我们在打开、查看、删除、修改、复制、粘贴到其他目录或者按步骤操作时 ， 都能够得到最大的效率 。例如我们可以将需要对某一天内容数据进行处理、对需要对某一天的邮件进行分类、对于数据进行保存等操作时 ， 使用邮件归档功能都可以有效完成这些操作 。
3、在目录右上角显示“新建”标签
这里新建的这个标签 ， 其实是一种目录排序的方式 。在设置了邮件归档规则之后 ， 我们就可以通过这个方式来对我们的邮件进行排序了 。这里新建的这个规则和上面我设置规则的原理相同 ， 也可以理解为 ， 也就是把“邮件”类进行单独排序 。这个排序方式的特点在于 ， 在创建后 ， 当我们再使用时 ， 它能自动按邮件内容进行排序 ， 即只根据邮件被归档的原因来进行排序 。另外 ， 对于新建一本目录 ， 我们还可以通过在目录中添加对应选项 ， 来解决如何用来对目录进行排序问题 。在这里我建议大家不要用直接从目录中将邮件归档到数据库的方式进行排序 ， 而是应该直接根据收件人来建立一个新的目录 。
4、设置完成后 ， 直接打开目录文件 ， 就可以设置下一个目录了
根据自己的实际情况 ， 确定规则后 ， 就可以进入使用邮件归档界面了 。使用起来会更加方便 ， 而且邮件的存储空间也会变得更大 ， 对于日常工作来说 ， 十分方便 ， 而且还能提高工作效率 。另外 ， 在我们设置规则后 ， 还可以设置邮件列表 ， 也可以设置邮件内容提醒 ， 可以为我们节省不少时间 。另外 ， 我们也可以通过邮件编辑工具 ， 对这些规则进行简单修改 ， 让我们的归档规则更加完整和方便 。

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