其实从协同OA的概念中就已经有了这个问题的部分答案,协同OA不是全新的OA,而是突破了原有OA仅仅是企业办公的一种工具的约束,构建企业系统间工作流程协同,知识传递协同,信息门户协同的办公系统 。从本质来说,协同OA是OA系统发起,与上下游其他业务系统进行集成,对企业整体工作流进行整合,因此实现了企业内部工作的传递以及通知功能,有效的提高了办公效率 。这一点和Portal门户的功能是十分相似的 。
但是,以企业目前的实际情况来看,很难通过单一的系统来实现企业办公效率的综合提升,随着企业系统逐步启用,OA需要对接的系统越来越多,在管理以及展现方面就会出现混乱和需要大量定制化开发才能满足企业需求的情况 。这时候就需要专业的平台来做企业间的应用集成 。
通常这个时期建议通过搭建企业信息中心,通过ESB企业服务总线来集成业务系统,通过Portal门户集成平台构建企业应用中心,对数据进行综合展示,再通过主数据治理、流程再造等方式来综合提升企业办公效率 。
从目前企业发展状态来看,很多企业的信息化都可以分为这么几个阶段,首先是采购基础系统,比如OA、HR等等,其次进入系统整合阶段,通Portal门户、ESB企业服务总线对既有的企业系统进行梳理整合,然后进入治理阶段,通过主数据治理平台,让企业内部数据统一,最终实现企业工作流程重组的道路 。这也是目前比较科学合理的实践方式 。
OA办公系统通过计算机网络实现了虚拟的协同工作平台,企事业单位借助OA系统实现了无纸化办公、信息共享化、决策科学化 。
OA在提高企业员工工作效率方面:
OA办公系统通过建立一个统一的办公管理平台,让组织的制度真正落地,让员工行为更加规范、高效,提高企业员工的执行力 。电子化的流程规范组织行为的同时,优化组织流程管控,真正实现“流程统一、责权分明、管理高效” 。
同时改变了办公对于人员的地域限制,让办公不再受空间物理条件限制,随时随地都可以处理公务,真正实现了全球一体化工作流 。
无纸化办公将企业易损毁且损耗大、不易保存的纸质文件变为电子信息进行流转、管理,高效且环保 。
OA在提高企业管理效率方面:
OA系统帮助企业建立内部通讯平台,为组织实现跨组织和跨部门的协助沟通渠道,让信息能够更加快速有效的流转;让不同部门的成员可以围绕同一个事项实现快速协助,沟通迅捷又安全 。
OA系统电子化的公文流转方式,利用快速高效的网络传递手段,减少工作中的复杂环节,让工作真正流起来,提高办公效率,实现无纸化办公 。
OA系统建立起统一的信息发布和沟通平台,把组织内的信息和事物根据每一个岗位的权限和职责聚类形成个性化的岗位工作门户,让信息和事情找人而不是人找信息 。
OA系统把很多辅助性的工作及日常行政管理事务简化,像会议管理、办公用品管理、图书管理、车辆管理等实现了办公的自动化、管理流程化 。
实现文档管理智能化;节省企业的办公费用支出;建立企业知识文化建设、管理平台;提高成本管理计划及监控能力;增强领导监控能力,强化领导的监控管理;提供数据分析,为企业制定发展计划做基础 。
OA系统有一定的便捷化,也存在需要提升的空间,现在此类工具软件很多,可以都试用一下,根据自己公司的实际情况选择适合自己!
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