3）外贸业务工具之三 文件夹和笔记本
文件夹是建立客户资料和订单情况必不可少的 。
文件夹我喜欢点选一下地址栏D：/上方的“文件夹”按钮，使之保持左边显示树状结构，避免很多返回上级等操作 。
另外我的E盘清空的很干净，完全当做客户资料盘 。根据不同市场建立5个根文件夹：北美 南美 中东 欧洲 亚洲 。然后在“北美”里面再建立一个公司名称的文件夹，如“AAA GROUP”，之后再根据订单的年期分为2008，2009，2010，2011，2012 。进入2012后，逐个建立“包装资料”、“客户PO”、“形式发票”、“采购合同”、“大货照片及验货情况”、“装船通知”、“报关单据”和“结汇单据” 。再建立两个TXT文本，一个是“到款记录”，一个是“快递单号记录” 。这样虽然前期工作量比较大，不过大家可以复制操作，并且用熟了之后一切都一目了然 。
关于笔记本，没有太多好说的 。一般就是写上客户的需求信息和要点 。
我的建议是多准备一个小笔记本，只用来写下客户的询问，因为研究客户的询问很重要，可以了解客户的心理 。而不是所有的笔记 。
另外，有道云笔记很不错很好用，推荐一下！！
4）外贸业务工具之三 方便快捷的报价利润核算表
对于那些每天会受到N多个要求报价的业务员，如果每个报价单都一个个去做，精力再旺盛也吃不消 。久而久之还会产生疲劳感，失去激情 。
因此需要一个表格能高效、方便、快捷的报价利润核算来帮助我们简化报价前的工作 。
最好填上采购价、退税率、汇率 等一些基本的数值，就能给出报价的参考意见的 。
这里附上一个报价利润核算表（我算退税是外贸公司退税计算方式，工厂的业务你们改改公式即可）
报价利润核算表.xls
现在，你只需填上采购价、退税率、汇率、数量等，就会显示出不同利润率下的价格 。价格都填写好后即可查看总体利润 。更方便的是，你可以不断修改价格，调整不同的利润率，最终得到一个合理的总利润 。你可以不断修改数量，最终使得总体积正好是你目标立方数 。
另外，货物品种多拼一起走散货或整柜的情况下，我们经常要去掉或者加上一些数量的产品 。到底哪个产品去掉或者加上好呢？
按照以往的经验，如果超过整柜的体积，就去掉一部分产量低的，手工做的慢的，难做的产品 。如果数量不够整柜体积，那么就增加一些产量高，交货快的产品 。
现在，你可以根据 利润/立方 来考虑 。即每立方利润额 。这个数值高的，说明每多装一个立方此产品，可以获得较高利润 。
五、利用按键精灵全自动更新或发布阿里巴巴产品信息
很多业务员因为阿里巴巴发布和更新产品的工作头疼 。有些公司的老板或者经理甚至规定了硬性指标，一天要更新多少个产品 。
在发完开发信以及回复完客户邮件之后，时钟大约指向了11点半 。这正是吃午饭的时间 。
如果电脑可以在我们吃午饭的时间帮我们把阿里产品更新或发布完，这将会节省多少精力和时间？
这里介绍一个无比犀利的工具：按键精灵
按键精灵是一个模拟鼠标、键盘动作的软件 。通过制作脚本，可以让按键精灵代替双手，自动执行一系列鼠标键盘动作 。按键精灵简单易用，不需要任何编程知识就可以作出功能强大的脚本 。要在电脑前用双手可以完成的动作，按键精灵都可以替代完成 。
一般来说，它有两种主要功能：
1．网络游戏中可作脚本实现自动打怪，自动补血，自动说话等
2．办公族可用它自动处理表格、文档，自动收发邮件等

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