执行董事议事规则范本 公司董事会议事规则( 三 )


(四)会议召集人和主持人、临时会议的提议人及其书面提案;
(五)董事表决所必需的会议材料;
(六)董事应当亲自出席或委托其他董事代为出席会议的要求;
(七)联系人和联系方式;
(八)发出通知的日期 。
口头会议通知至少应包括上述第(一)、(二)项内容 , 以及情况紧急需要尽快召开董事会临时会议的说明 。
第二十条 召开董事会会议应当于会议召开3日前通知全体董事 。
董事会会议的通知方式包括专人送达、传真、电传、电报或邮件、口头通知等 。非直接送达的 , 还应当通过电话进行确认并做相应记录 。
若遇情况紧急 , 需要尽快召开董事会临时会议的 , 可以随时通过电话或者其他口头方式发出会议通知 , 但召集人应当在会议上作出说明 。
董事如已出席会议 , 并且未在到会前或到会时提出未收到会议通知异议的 , 应视作已向其发出会议通知 。
第二十一条 董事会定期会议的通知发出后 , 因特殊情况如果需要变更会议的时间、地点等事项或者增加、变更、取消会议议案的 , 应当在原定会议召开日之前1日发出变更通知 , 说明情况和提交新议案的有关内容及相关材料 。不足1日的 , 会议日期应当相应顺延或者在取得全体与会董事的认可后按期召开 。
董事会临时会议的会议通知发出后 , 如果需要变更会议的时间、地点等事项或者增加、变更、取消会议议案的 , 应当事先取得全体与会董事的认可并做好相应记录 。
第二十二条 会议通知发出至会议召开前 , 董事会秘书负责或组织安排与所有董事的沟通和联络 , 获得董事关于有关议案的意见或建议 , 并将该等意见或建议及时转达议案提出人 , 以完善其提出的有关议案及补充董事对议案内容作出相应决策所需的资料 , 包括会议议题的相关背景材料和其他有助于董事作出决策的资料 。
三分之一以上的与会董事认为议案不明确、不具体 , 或者因会议材料不充分等其他事由导致其无法对有关事项作出判断时 , 可联名提出缓开董事会会议 , 董事会应予采纳 。提议缓开会议的董事应当对议案再次提交审议应满足的条件提出明确要求 。
第二十三条 董事应当亲自出席董事会会议 。因故不能出席会议的 , 应当事先审阅会议材料 , 形成明确的意见 , 书面委托其他董事代为出席 。受托董事应当向会议主持人提交书面委托书 , 在会议签到簿上说明受托出席的情况 。董事未出席董事会会议 , 亦未委托代表出席的 , 视为放弃在该次会议上的表决权 。
委托书应当载明:
(一)委托人和受托人的姓名;
(二)委托人不能出席会议的原因;
(三)委托人对每项提案的简要意见;
(四)委托人的授权范围和对提案表决意向的指示;
(五)委托人的签字或盖章、日期 。
第二十四条 董事不得在未说明其本人对议案的个人意见和表决意向的情况下全权委托其他董事代为出席 , 有关董事也不得接受全权委托和授权不明确的委托 。受托董事不得代表委托董事对未包括在会议通知中的提案进行表决 。
委托其他董事对代为发表意见和签署书面确认意见的 , 应当在委托书中进行专门授权 。
在审议关联交易事项时 , 非关联董事不得委托关联董事代为出席 , 关联董事也不得接受非关联董事的委托 。


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