如果对方是对议题感兴趣的潜在客户的话，你就应该在资料上突出优势之处，并预先列举疑点以展示全面性 。如果对方对议题持反对意见的话，发言资料上就应该包括应对对方诘问的内容 。
2. Why（会议的目的是什么）
认清会议的目的，是为了对潜在客户进行推销，还是要得到董事会的认可，抑或是对投资家的业绩说明之后，再准备资料 。如果是对潜在客户进行推销的话，你就需要强调商品的优点 。如果是为了得到董事会认可的话，你就应触及潜在的疑点 。如果是为了做业绩说明这样的报告的话，你就要拿出实际的数据进行陈述 。
3. What（要传达什么内容）
将Who和Why的范围缩小后，就可以具体落实要传达的主要信息上了 。这时，你要知道有效传达信息的方法 。如果对方对此持反对意见，那么在资料开头就叙述结论的形式反而会激起对方的逆反情绪，甚至可能起到相反的效果 。在这种情况下，你就应该将前半部分资料的逻辑关系整理好，最后再得出结论 。这种方法会更有效地说服对方 。
从开场白自然地转移到资料的内容上，再到将会议条分缕析地展开直至最后，如果你所制作的资料框架可以一直吸引与会者聚精会神地聆听发言，那是最理想的了 。所以，准备资料时首先要考虑“3W”，才能制作出结构严谨的框架 。
如何用“麦肯锡笔记”说服客户
准备发言资料时，用手写的方式切入是非常有效的一步 。乍一看好像会花费很多不必要的时间，但从实际效果上看，通过这种方法准备的资料反而更具说服力，也可以缩短后续的工作时间 。
首先，准备四五张白纸和铅笔、橡皮 。这时，你没有必要打开电脑和PPT演示文稿 。更确切地说，暂时脱离电脑会更有效 。
现在，用PPT准备发言资料已经司空见惯了，因为由PPT可以让资料更美观 。
但是，过分依赖PPT会使资料显得不连贯，信息传递性也会很弱，而且难以让人理解 。并且，就算你把头脑中描绘的模糊信息制成PPT，如果思考过程出现纰漏的话，最终的资料也达不到预先构想的效果 。
所以，你最好先准备好笔和纸，明确要传达的信息 。而PPT绘制的图表只是支持文字内容的素材 。
制作图表时，不应将与资料毫无关系的素材放入资料中，而应该清晰地展现出其与资料内容的依附性 。这样，无论制作什么样的图表，都能确保信息内容能够顺利地理解 。
也就是说，准备资料时要始终以内容为主导，而不是以PPT为主导 。
准备资料时，要在打草稿上花一些时间
麦肯锡的顾问在准备资料时，首先会打草稿 。公司内会下发一种叫作“麦肯锡笔记本”的特制笔记本 。
每一个顾问的桌子上通常会准备一本麦肯锡笔记本，用完后再换新的 。麦肯锡笔记本上画有方格，这是为了能让顾问准确地绘出图表的纵轴、横轴 。
“麦肯锡笔记本”的使用方法
麦肯锡的顾问在麦肯锡笔记本上绘制图表时都使用铅笔 。因为图表的描绘方式不同，所以信息的理解方式也就大不相同 。绘制草稿图表时一定要使用规尺 。要绘制出准确的图表，有时甚至要不断修改 。
顾问在准备好手绘图表的草稿后，才会打开电脑，利用PPT来准备资料 。对于顾问们来说，这可是他们的一项绝活儿 。然而，就连能灵活熟练地运用绘图工具的顾问，在准备资料时都会花费一些时间用来绘制手绘草稿 。手绘草稿有三点好处 。
1.可以集中思考
对于大部分人而言，脱离手头的电子设备，使用纸和铅笔，会更有助于高效思考 。
2.重新制作的速度比较快

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