上司越忙，就越想将眼前的工作交给下属 。但如果上司将信息传达得不准确的话，接受任务的一方就会面临无法或不能圆满完成任务的风险 。因为工作中出现的信息可能会和之前设想的不一样 。
但是，要想充分共享信息，势必会花费更多的时间 。对于希望做出指示后就立刻能从工作中脱身的上司来说，可能第一感觉会认为你是一个能力不足的下属 。
但是要高效利用彼此的时间，这一点是非常重要的 。所以，你要敢于不断追问，和上司进行充分沟通 。
接到工作任务后，5分钟内马上开始安排进程
接到工作任务并回到自己的座位之后，不管怎样都应立即开始着手工作 。因为一旦将工作推迟，效率也会相应地降低 。如果目前手头还有正在进行的工作，就暂时先将它放一放 。然后抽出5分钟的时间，将精力集中在刚刚接到的任务上 。
在这5分钟的时间内，首先应该做的事是再次确认上司的指示 。然后制订出工作计划，并对完成工作需要的时间进行预判 。最后将手头的工作一一完成 。
例如，如果需要调整事先约定的事，那么就尽快给相关人员发邮件 。如果需要订货，那么就先去订货 。
立刻着手处理，会使工作变得简单
接到工作任务之后，先花上5分钟对它进行整理，就可以提高工作效率 。当然，之所以这样做，还有其他的理由 。如果在工作刚开始时你就满脑子疑问，那么一定要立刻找上司加以确认 。
工作初期出现的问题，越是尽早确认，越会将问题的影响控制在最小范围内 。如果等到第二天早上再对初期出现的问题进行确认，下属对你工作能力的评价就会降低，也很可能使整个任务陷入不能按时完成的困境 。
所以，一定要抽出5分钟的时间制订出工作计划 。这时候如果出现疑问的话，务必马上进行确认 。
如果做好了这些准备，之后你只要按照工作计划进行就可以了 。
还有一点需要注意，即制订计划时要将截止日期提前一天 。这样你就会自觉加快速度 。
而且，如果自己在工作初期遇到了问题，可以尽快和上司商谈 。将截止日期设定得提前一些，工作效率也会得到迅速提高 。
向上司报告、联系、交谈时要先发制人
沟通的基础就是在上司提问之前进行汇报、联系、交谈
如果被上司问及之后再做汇报，那就为时已晚了 。自己主动去做汇报，可以有充足时间整理好要点，确立好逻辑架构，然后再传达给上司 。准备工作做得充分，回答上司提问时就能充满自信了 。
相反，在被上司提问之后做汇报的情况下，就要求你具备随机应变的能力 。而这时，你必然会处于被动地位，也就很难向对方准确传达你的想法了，同时还可能被对方抓住弱点进行反驳，从而使自己处于防御的态势 。所以，汇报、联系、交谈时一定要让自己先发制人 。
下面，我们站在上司的立场考虑一下 。上司既然把工作委托给了下属，就可能会注意尽量不向下属提一些细微的要求，耐心地等待下属自己来做汇报 。
上司如果给你足够的时间去准备而不强加干预，他可能是为了培养下属的自主性和主体性 。但有的上司也可能仅仅是心血来潮就催促下属做汇报，在这种情况下，考虑到上司的性格，你就要在他情绪激动之前去做汇报，这一点很重要 。
如果没有时间马上做汇报，应该尽快去找上司，表达稍后要做汇报的想法，以征得他的同意 。
如果需要外出，应做好记录，事先发送一封简单的关于近况的报告或是对事件做出简单处理的邮件 。重要的是，要在上司催促之前就自己去做汇报 。

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