但是這個過程中還會遇到很多種突發的情況或者預料不到的情況 。 比如 ， 施工的工序都正確了 ， 可是樓板卻凹下去了 ， 比如原來定的鋼材型號突然斷貨了 ， 換個其他的型號行不行等等 ， 類似這種此前沒有想到或者突然發生的問題 ， 怎么解決？這就需要靠溝通清單來解決問題了 。 在施工的過程出現了一個此前都沒有考慮到的問題 ， 無論這個問題是一線工人發現的 ， 還是項目經理或者承包商發現的 ， 發現的人都不會擅自去做下一步決定 ， 不管他經驗多么豐富 ， 而是用溝通清單讓專業的團隊協作溝通 。 比如 ， 他們會在溝通清單上寫：幾月幾號我們邀請某某專家對什么問題進行討論 ， 把預計會遇到的問題 ， 提前安排給相關的專家和人員 ， 大家共同制定決策 。

在建筑行業曾經就發生過一起非常驚險的事故 ， 就是因為沒有利用溝通清單建立溝通機制而導致的 。 美國曼哈頓的花旗大廈 ， 高達270米 ， 施工的過程很復雜 。 當時那個施工單位覺得用焊接這種工藝成本太高了 ， 如果改成螺栓連接成本就能大幅降低 ， 所以他們就擅自改成螺栓連接 ， 卻沒有通知結構工程師 。 等這個大樓蓋完一年了 ， 有一個學生研究這個大樓的建筑結構的時候 ， 才發現這個大樓的承重強度不夠啊 ， 如果發生較大颶風 ， 這個大樓會垮的 。 而在當地 ， 像這種能把大廈吹垮的颶風 ， 每55年至少發生一次 。 這件事被發現以后 ， 那年夏天就有颶風要來 ， 怎么辦呢？整個專家團隊集中精力最后想出來一個辦法 ， 他們在大樓所有人下班之后 ， 偷偷地緊急施工 ， 把5厘米厚的鋼板重新焊在200多個重要的螺栓上 。 當颶風來臨的時候 ， 大廈總算保住了 ， 到今天大廈依然屹立在那里 。